پروژه های عملیاتی یا عملیات پروژه ای؟
در گذشتههای دور علومی مانند فلسفه، منطق، ریاضیات، شیمی و فیزیک را حوزهی یکسانی میدانستند و متفکرانی که به تمام این علوم تسلط داشتند فیلسوف نامیده میشدند. تا چند سال قبل، این رویکرد در حوزهی مدیریت پروژه و عملیات نیز وجود داشت. تا اینکه به مرور مرزهای شفافی بین این دو مفهوم مدیریتی شکل گرفت.
درک وجوه تمایز کارهای پروژهای و فعالیتهای عملیاتی موجب می شود فرآیند تصمیم گیری مدیریت پروژه و عملیات به شکل بهینهتری انجام شود. و همچنین انتظارات مدیر پروژه از عملکرد تیم و نتایج مورد نظرش به شکل صحیح و واقع بینانهای تنظیم خواهد شد.
بحث را با یک سوال شروع می کنم، به نظر شما مدیریت کدامیک از مجموعه های زیر مهارت های مدیریتی یکسانی را تعریف میکند؟
- راهاندازی فروشگاه اینترنتی
- تولید محتوا برای محصولات فروشگاه اینترنتی
- تولید نرمافزار پیشبینی فروش برای فروشگاه اینترنتی
شاید کلمه تولید شما را به اشتباه انداخته باشد ولی اگر پاسخ شما مجموعههای شماره یک و سه باشد، پاسخ شما صحیح است.
مشخصا محصول مجموعه اول یک فروشگاه اینترنتی و محصول مجموعه سوم یک نرم افزار می باشد. و البته رسیدن به هر یک از این دو محصول در یک بازه زمانی مشخص انجام میشود، که پس از پایان زمان پروژه، محصول آماده تحویل خواهد بود. بنابراین اجرای کارهای هر دو مجموعه، تلاشی “موقت” برای رسیدن به یک محصول “یکتا” می باشد که با محدودیت، عدم قطعیت و پیچیدگیهایی همراه خواهد بود.
“پروژه تلاشی است موقت که برای تولید محصول، خدمت یا نتیجه ای یکتا انجام میشود”
و اما فعالیتهایی که برای اجرای مجموعه دوم انجام می شود موقتی نخواهند بود و تا زمانی که فروشگاه فعال باشد ادامه خواهند داشت. هم چنین تولید محتوا برای محصولات متفاوت نتیجهای متفاوت در بر خواهد داشت. بنابراین فعالیتهای مجموعهی دوم موقتی نیستند و محصول یکتا ندارند. همچنین ما با عدم قطعیت و پیچیدگی مواجه نمیشویم. در مدیریت فعالیتهای عملیاتی تمرکز بر روی ساختار و فرایند اجرای فعالیتها میباشد و از مدیر پروژه انتظار می رود که ساز و کار مناسبی برای اجرای فعالیت ها ایجاد کند و در ادامه کنترل نماید.
پس از شناخت وجوه تمایز پروژه و عملیات، در نظر داشته باشید اجرای پروژه ها و فعالیت های عملیاتی، هر دو به برنامهریزی و مدیریت در چهارچوب منابع انسانی، مالی و زمانی (در محدوده ی کیفیت تعریف شده) نیاز دارند.
نکته حائز اهمیت این است که در حین اجرای پروژهها، با فعالیت های عملیاتی گوناگونی (مانند نظارت کیفی، کنترل ریسک، صورتحسابهای مالی، محاسبه عملکرد، گزارش دهی و…) مواجه خواهیم شد، و تشخیص و اتخاذ راهکار برای فعالیتهای عملیاتی، نقش بسزایی در کنترل زمان و هزینه ی اجرای پروژه خواهد داشت.
در ادامه به برخی از مهارت های مجریان در دو حوزه ی پروژه و عملیات اشاره می کنم:
- مجریان کارهای پروژهای:
- نقشهایشان بعد از اجرای پروژه به پایان میرسد
- در تیم های کاری به صورت موقت حضور دارند
- دارای مهارتهای تخصصی و متفاوت هستند
- در محدوده ی زمانی، هزینه ای و گستره ی مشخص کار می کنند
- مجریان فعالیتهای عملیاتی:
- دارای نقشهای روتین و تکرار پذیر هستند
- در واحدهای سازمانی فعالیت میکنند
- دارای مهارتهای تخصصی و مشخص هستند
- با استفاده از بودجههای سالیانه کار می کنند
درباره نویسنده : میثم امیدالحق
